POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GOUVERNANCE À L’ÉGARD DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE IDEKA

La société Ideka Services Conseils inc. (ci-après « Ideka ») s’engage à collecter, utiliser, communiquer, conserver et détruire vos Renseignements personnels, qu’elle que soit la nature de leur support et qu’elle que soit la forme sous laquelle ils nous ont été transmis, conformément à la présente politique (la « Politique »).

La présente Politique a également pour objectif de divulguer les rôles et responsabilités des membres du personnel de Ideka de la collecte jusqu’à la destruction de vos Renseignements personnels.

Si vous avez un quelconque questionnement à l’égard de vos Renseignements personnels et qu’à la suite de la lecture de la Politique, ce questionnement demeure, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des Renseignements personnels, soit Marie-Josée Tremblay à l’adresse courriel suivante : confidentialite@ideka.ca.

Ideka peut, à sa discrétion, modifier de temps à autre la Politique. Si une modification est apportée à la Politique, vous en serez informé, le cas échéant. Une fois informée, l’utilisation continue du site Web ou de l’application mobile BOM, après l’entrée en vigueur de la Politique modifiée, correspond à votre consentement à cette Politique telle que modifiée.

Définitions

Dans la présente Politique, nous entendons par :

« Autorité(s) gouvernementale(s) » signifie a) tout gouvernement, tout ministère, toute cour, tout tribunal, tout organisme arbitral, toute commission, toute agence, tout conseil ou tout office multinational, fédéral, provincial, étatique, régional, municipal ou local b) toute subdivision, tout mandataire, toute commission ou toute autorité de l’une des entités qui précèdent, c) tout organisme quasi gouvernemental ou privé exerçant un pouvoir de réglementation, d’administration, d’expropriation ou toute Autorité fiscale sous la direction de l’une des autorités qui précèdent ou pour le compte de celle-ci, incluant, tout organisme privé qui a été mandaté de rendre des services publics;
« Renseignement(s) personnel(s) » signifie tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier;
« Responsable » désigne le responsable de la protection des Renseignements personnels nommé par Ideka veillant à assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi, lequel Responsable peut être rejoint par courriel à l’adresse : confidentialite@ideka.ca; et
« Loi » désigne la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, chapitre P-39.1, ainsi que tout amendement ou modification ultérieure apportée à cette Loi.

Consentement

En transmettant vos Renseignements personnels à Ideka, vous accordez votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la communication, à la conservation et à la destruction de vos Renseignements personnels par Ideka en conformité avec la présente Politique.

Fins auxquels les Renseignements personnels sont recueillis

Ideka collecte vos Renseignements personnels pour les fins suivantes:

répondre à vos demandes, vos questions ou vous contacter au sujet de cette Politique;
exécuter sa prestation de service auprès d’une clientèle variée en procédant à l’analyse de toute demande de candidature;
effectuer le référencement et la liaison d’une candidature potentielle avec un employeur compatible à la suite de notre étude d’une candidature;
vous transmettre des offres d’emplois potentielles ou vous contacter relativement à une demande d’emploi correspondant au profil de votre candidature;
vous contacter relativement à une offre d’emploi ou de service relativement à une demande d’emploi correspondant au profil de votre candidature;
améliorer son site Web, son application mobile BOM et ses services. Ideka peut aussi utiliser vos Renseignements personnels pour personnaliser votre expérience ou afficher le contenu en fonction de vos préférences;
vous transmettre du matériel publicitaire ou de l’information supplémentaire sur ses services, sondages, concours, promotion et offres spéciales, et ce, à des fins de marketing. Toutefois, vous êtes libre de choisir de ne pas recevoir de matériel publicitaire ou commercial en tout temps;
mener des études de marché et des recherches sur le rendement dans l’optique d’améliorer le service à la clientèle et la qualité des services sur le site Web et sur l’application mobile BOM; et
des fins de prévention et de détection de la fraude ou d’évaluation et d’amélioration des mesures de protection et de sécurité. Ideka peut notamment utiliser les informations pour protéger son entreprise, ses clients, le site Web ou son application mobile BOM.

Ideka utilise vos Renseignements personnels uniquement aux fins prévues à la présente Politique, et s’engage à obtenir votre consentement pour toute autre utilisation qui n’est pas prévue aux présentes, sauf en cas d’exception prévue à la loi.

Ideka peut également vous contacter lorsqu’elle reçoit vos Renseignements personnels d’un tiers vous ayant référé pour une offre d’emploi potentielle. Dans ce cas, des mesures sont prises afin de s’assurer que le tiers nous transmettant vos Renseignements personnels a obtenu votre consentement à la collecte et à la communication de vos Renseignements personnels. Sur demande de votre part, vous serez informé de la source de ces renseignements.

Moyens de collecte de vos Renseignements personnels

Ideka collecte vos Renseignements personnels lorsque vous :

créez un profil client sur le site Web;
créez un profil client ou vous connectez via une autre plateforme (ex : Facebook, Google, Instagram, etc.) sur l’application mobile BOM;
postulez sur une offre d’emploi par le biais du site Web, par courriel ou par tout autres moyens de communication;
cliquez sur une annonce publicitaire que Ideka a placée sur un site Web de tiers;
complétez un sondage, participez à un concours ou toute autre promotion; et
nous contacter par courriel, par téléphone ou par tout autre moyen de communication.

Lorsque Ideka recueille vos Renseignements personnels auprès d’une autre personne qui exploite une entreprise, vous pouvez contacter le Responsable afin d’être informé de la source de ces renseignements.

Ideka peut également collecter vos Renseignements personnels lorsqu’elle reçoit ceux-ci d’un tiers vous ayant référé pour une offre d’emploi potentielle.

Droit d’accès et de rectification prévu par la loi

Ideka s’engage, à votre demande, à vous confirmer l’existence de votre Renseignement personnel, vous en donner communication et vous permettre d’en obtenir copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Vous disposez du droit d’exiger que soit rectifié un Renseignement personnel qui est inexact, incomplet ou équivoque, ou que soit supprimé le Renseignement personnel si sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée par la loi.

Vous disposez du droit d’exiger que Ideka cesse la diffusion de vos Renseignements personnels lorsque la diffusion de ceux-ci contrevient à la loi, à une ordonnance judiciaire ou dans l’éventualité où les conditions suivantes sont réunies : i) la diffusion vous cause un préjudice grave relatif au respect de votre réputation ou de votre vie privée, ii) ce préjudice est manifestement supérieur à l’intérêt du public de connaître ce renseignement ou à l’intérêt de toute personne de s’exprimer librement et iii) la cessation de la diffusion demandée n’excède pas ce qui est nécessaire pour éviter la perpétuation du préjudice.

Dans tous les cas, votre demande d’accès ou de rectification doit être faite par écrit au Responsable en justifiant votre identité à titre de personne concernée par les Renseignements personnels. Le Responsable s’engage à répondre à votre demande écrite dans un délai de 30 jours suivant la réception.

L’accès à vos Renseignements personnels est gratuit, sauf si des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ceux-ci.

Advenant un refus d’acquiescer à votre demande, le Responsable s’engage à motiver sa décision et à vous indiquer la disposition de la loi sur laquelle ce refus s’appuie, des recours qui s’offrent à vous et du délai dans lequel ils peuvent être exercés. Le Responsable s’engage à vous prêter l’assistance requise afin de vous aider à comprendre le refus.

Le Responsable s’engage à délivrer sans frais une copie de votre Renseignement personnel modifié ou ajouté ou, selon le cas, une attestation de la suppression de votre Renseignement personnel. Il s’engage de plus à notifier, sans délai, toute personne qui a reçu les renseignements dans les six mois précédents la demande de la personne concernée et, le cas échéant, à la personne de qui elle les tient.

Le Responsable s’engage à conserver le Renseignement personnel faisant l’objet de votre demande d’accès ou de rectification pour le temps requis pour vous permettre d’épuiser vos recours prévus par la loi.

Droit de retirer votre consentement

Vous disposez, en tout temps, du droit de retirer votre consentement à la communication, à l’utilisation et à la conservation par Ideka de vos Renseignements personnels. Pour ce faire, veuillez contacter le Responsable aux coordonnées prévues à la présente Politique.

Renseignements personnels recueillis automatiquement à l’aide du site Web – témoins de connexion (cookies)

Ideka collecte les Renseignements personnels fournis par les témoins de connexion (cookies). Les témoins de connexion sont des fichiers de données qui sont communément stockés sur votre appareil lors de l’utilisation de sites Web et de services en ligne. Ils sont utilisés pour le fonctionnement efficace des sites Web et peuvent fournir de l’information et aider à la personnalisation des services.

Vous pouvez choisir d’accepter ou de refuser les témoins de connexion. La plupart des navigateurs Web acceptent automatiquement les témoins de connexion, mais vous pouvez généralement modifier les paramètres de votre navigateur pour refuser les témoins de connexion si vous préférez. Si vous souhaitez désactiver l’utilisation de témoins de connexion, il est possible de le faire depuis le menu de préférence de votre navigateur. Il est possible de désactiver les témoins de connexion ou d’utiliser le mode de navigation privée lorsque vous utilisez les services du site Web. Toutefois, veuillez noter qu’en refusant d’accepter les témoins de connexion, l’utilisation du site Web peut être affectée.

Communication de vos Renseignements personnels

Ideka tient à ce que vous compreniez avec qui elle partage les Renseignements personnels qu’elle recueille à votre sujet lorsque vous utilisez ses services. Conséquemment, Ideka communique vos Renseignements personnels avec les personnes suivantes :

Clients – Lorsque Ideka est mandatée par une entreprise pour l’exécution d’un contrat de service, soit de trouver ou d’identifier un employé ou un prestataire de service potentiel pour une offre d’emploi ou de service par un client, vos Renseignements personnels collectés sont communiqués à ce client afin d’établir un potentiel lien d’emploi ou de prestataire. Dans ce cas, des procédures sont mises en place afin d’assurer la communication sécuritaire de vos Renseignements personnels.
Fournisseurs de services autorisés – Il se peut que Ideka communique vos Renseignements personnels avec les fournisseurs de services qui effectuent des opérations pour le compte de Ideka. Ces fournisseurs de services peuvent avoir accès à vos Renseignements personnels à la seule fin de remplir leurs fonctions. Dans ce cas, des mesures de sécurité seront mises en place afin d’assurer la confidentialité de vos Renseignements personnels.
Partenaires commerciaux – Ideka peut communiquer vos Renseignements personnels avec ses partenaires commerciaux afin de vous offrir des services. Dans ce cas, des mesures de sécurité seront mises en place afin d’assurer la confidentialité de vos Renseignements personnels.
Transaction commerciale – Dans le cadre d’une transaction importante de Ideka, telle que la vente des actions ou d’une partie des actions de Ideka, une fusion ou une vente d’actifs. Toute tierce partie à qui Ideka divulguera vos Renseignements personnels devra s’engager à utiliser ces Renseignements personnels conformément à la présente Politique.
Autorités gouvernementales – Ideka peut communiquer vos Renseignements personnels avec le personnel des autorités gouvernementales lorsque requis de le faire en vertu de toute loi ou réglementation applicable.

Ideka doit obtenir votre consentement afin de communiquer ou transmettre vos Renseignements personnels à un tiers qui n’est pas visé à la présente Politique, sauf lorsqu’elle est justifiée de le faire en vertu d’une exception prévue à la loi.

Malgré votre consentement à la communication de vos Renseignements personnels aux catégories de personnes énumérés ci-dessus, Ideka s’engage à déployer ses meilleurs efforts afin d’obtenir un consentement exprès de votre part préalablement à la transmission de votre candidature à un potentiel employeur.

Il est possible que vos Renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec. Le cas échéant, Ideka s’engage à procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et à effectuer la communication seulement si l’évaluation démontre que les Renseignements personnels communiqués bénéficient d’une protection adéquate. Dans ce cas, la communication des Renseignements personnels fait l’objet d’une entente écrite qui tient compte des résultats de ladite évaluation et de toute modalité convenue dans le but d’atténuer les risques identifiés dans le cadre de cette évaluation.

Conservation de vos Renseignements personnels

Les Renseignements personnels collectés par Ideka seront conservés dans des endroits sécurisés et sur des serveurs contrôlés par Ideka, lesquels sont situés soit à nos bureaux ou aux bureaux de nos tiers fournisseurs de service.

Bien que nous ayons des mesures en place afin d’assurer la protection et la confidentialité de vos Renseignements personnels lors d’une communication à un tiers visé par la présente Politique, la conservation de vos Renseignements personnels par ce tiers demeure assujettie à la politique de confidentialité de ce dernier et Ideka ne peut aucunement être tenu responsable des mesures de conservation d’un tiers.

Mesure de sécurité

Ideka prend les mesures de sécurité qui s’imposent, y compris des mesures physiques, électroniques, technologiques et organisationnelles pour protéger vos Renseignements personnels.

À cet effet, notre application mobile BOM dispose de paramètre de confidentialité qui assure le plus haut de niveau de confidentialité, sans aucune intervention de votre part.

Ideka dispose également de différentes mesures internes reliées à la protection des Renseignements personnels, incluant la présente Politique et des contrôles d’accès basés sur le rôle de chaque employé dans l’entreprise.

Durée de la conservation des Renseignements personnels

Vos Renseignements personnels sont conservés pour une durée indéterminée tant que la loi l’exige ou tant qu’il est nécessaire de les conserver pour les fins prévues à la présente Politique.

Ideka détient un intérêt légitime à conserver vos Renseignements personnels pour des fins de référencement futur ou pour assurer un suivi avec une demande d’emploi.

Lorsque les fins auxquelles vos Renseignements personnels ont été recueillis sont accomplies, ou à votre demande, ceux-ci seront détruits ou anonymisés par Ideka, sous réserve de tout délai de conservation prévu par la loi.

Ideka adhère aux principes standards reconnus dans l’industrie pour rendre les Renseignements personnels anonymes et irrécupérables.

Il se peut qu’Ideka conserve certains des renseignements inscrits dans votre compte à des fins analytiques, de comptabilité ainsi qu’à des fins d’intégrité de la tenue des comptes et de prévention de la fraude, de recouvrement de frais exigés, d’application des conditions d’utilisation, de prise de mesure que Ideka juge nécessaire à la protection de l’intégrité du site Web ou de son application mobile BOM ou de toutes autres mesures permises par la loi. De plus, si certains de vos renseignements ont été fournis avec votre consentement à des tiers, l’utilisation et la conservation de vos renseignements seront assujetties à la politique de ces tiers et Ideka ne pourra en aucun cas être tenue responsable.

Traitement des plaintes

Pour toute plainte en lien avec la protection de vos Renseignements personnels ou à l’utilisation de ceux-ci par Ideka, veuillez communiquer avec le Responsable à l’adresse courriel indiqué à la première page de la présente Politique, lequel donnera suite à votre plainte par courriel dans les plus brefs délais.

Rôles et responsabilités des membres du personnel

Ideka met en place des contrôles sur les accès afin d’assurer que seulement les employés autorisés par Ideka ont accès à vos Renseignements personnels. Ces employés autorisés ont besoin de connaître ou d’accéder à vos Renseignements personnels pour permettre à Ideka d’offrir ses services.

Le Responsable veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la présente Politique. Il s’assure également que tous les employés autorisés de Ideka ont pris connaissance de la Politique et qu’ils utilisent les Renseignements personnels conformément aux dispositions des présentes. Les employés autorisés sont formés adéquatement relativement à la mise en œuvre de la présente Politique et aux procédures entourant la protection et la confidentialité de vos Renseignements personnels.

Accès et moyens d’accéder à vos Renseignements personnels

Pour toute question relativement à la l’accès de vos Renseignements personnels ou à l’utilisation de ceux-ci par Ideka, veuillez communiquer avec le Responsable à l’adresse courriel indiquée à la première page de la présente Politique.

Renseignements personnels des mineurs

Ideka ne collecte aucun renseignement personnel d’un mineur âgé de 14 ans et moins, sauf avec le consentement écrit d’un titulaire de l’autorité parental ou représentant légal.

Préséance

En cas d’incompatibilité entre la présente Politique et la Loi, les dispositions prévues à cette dernière prévalent.

Dernière mise à jour de la Politique : 18 octobre 2023